Juga dikenal sebagai pemrosesan faktur, manajemen faktur adalah metode yang digunakan perusahaan untuk melacak dan membayar faktur pemasok. Proses yang paling sederhana adalah menerima faktur dari pihak ketiga, memvalidasinya sebagai sah, membayar pemasok, dan mencatat pembayaran dalam catatan perusahaan.
Kedengarannya tidak terlalu rumit. Tetapi biasanya ada banyak orang yang terlibat, dan ada banyak peluang untuk kesalahan.
Pertama, faktur biasanya dikirim ke titik kontak dalam bisnis – pengguna layanan. Ini biasanya bukan anggota tim keuangan atau petugas hutang piutang, yang berarti bahwa faktur ini harus diteruskan.
Jika ada masalah dengan faktur (yang ditemukan oleh petugas AP), faktur kemudian kembali ke titik kontak dan kemudian kembali ke pemasok untuk perubahan. Sudah ada banyak penanganan ganda.
Tetapi bahkan jika faktur tiba dengan sempurna di petugas AP, masih ada masalah memasukkan datanya ke dalam spreadsheet atau platform pemrosesan faktur, mendapatkan validasi dari manajer atau CEO bahwa tagihan tersebut sah, melakukan pembayaran (melalui bank), dan memasukkan semua data ini lagi ke dalam buku besar akuntansi.
Ini adalah prosedur operasi standar untuk sebagian besar bisnis yang sedang berkembang. Tetapi seperti yang akan kita lihat sebentar lagi, ada cara yang lebih cepat dan lebih akurat untuk menangani faktur. Dan ini menjadi penting seiring dengan bertambahnya jumlah mereka.
Namun sebelum membahasnya, mari kita bahas sedikit tentang utang usaha.
Faktur dan utang usaha
Dalam bisnis yang besar dan mapan, manajemen faktur biasanya merupakan bagian dari proses utang usaha. AP ada di sana untuk memastikan bahwa pemasok dibayar, dan Anda mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan Anda untuk berkembang.
Seperti yang kami sebutkan di atas, tim utang usaha bekerja sama dengan staf lain untuk memastikan mereka memiliki apa yang mereka butuhkan. Ini bisa mencakup bahan baku, perangkat lunak, dan bahkan freelancer dan konsultan. Semua ini datang dengan faktur yang perlu dibayar.
Secara teori, tim utang usaha Anda ada di sana untuk meningkatkan hubungan dengan pemasok, berburu diskon, dan menemukan bisnis terbaik yang memungkinkan untuk Anda jadikan mitra.
Kenyataannya, mereka menghabiskan banyak waktu untuk entri data dan memperbaiki kesalahan yang dibuat oleh orang lain dalam prosesnya.
Dan jika Anda tidak memiliki manajer atau tim AP yang berdedikasi, manajer kantor atau ahli keuanganlah yang melakukan semua pekerjaan ini. Mereka pasti memiliki hal-hal yang lebih baik untuk dikhawatirkan.
Ini biasanya terjadi pada sebagian besar bisnis kecil dan berkembang. Mereka masih memiliki banyak faktur untuk diproses – mereka hanya tidak memiliki tim unik untuk menangani semuanya.
Apapun bisnis Anda besar atau kecil, Anda mungkin masih berjuang dari masalah yang sama: proses kuno. Yang memalukan, karena sistem manajemen faktur vendor telah berkembang pesat.
Bagaimana proses manajemen faktur telah berubah
Ada sesuatu yang hilang dari ruang kantor modern yang dulunya merupakan norma: baki masuk dan keluar. Sebagian besar, kita tidak perlu lagi memberikan kertas dari orang ke orang.
Digitalisasi telah mengambil alih, dan sekarang kita dapat dengan mudah berkomunikasi melalui penyedia email dan Slack daripada mengirim surat.
manajemen faktur-slack
Untuk sebagian besar, faktur telah mengikutinya. Meskipun Anda mungkin masih menerima faktur aneh di pos, Anda jauh lebih mungkin menerimanya sebagai lampiran email. Atau untuk perangkat lunak dan langganan online, Anda mungkin harus memburunya di platform yang bersangkutan.
Tetapi hal ini tidak serta-merta mengurangi kebutuhan untuk penanganan ganda dan entri data. Beberapa perusahaan benar-benar mencetak faktur elektronik, memasukkannya kembali ke dalam spreadsheet, dan kemudian secara fisik mengarsipkan catatan kertas. Itu sudah batas kegilaan!
Yang lainnya meneruskan email ini kepada orang yang bertanggung jawab seperti dijelaskan di atas, tetapi masih ada masalah entri data manual untuk memperbarui catatan keuangan.
Perusahaan yang cerdas mencari cara untuk memotong dua hal:
Entri data manual, yang selalu memakan waktu dan bisa menyebabkan banyak kesalahan; dan
Penanganan ganda dan komunikasi yang berlebihan. Semua email untuk mengirim faktur dari satu tempat ke tempat lain lebih menjengkelkan daripada yang kita sadari.
Otomatisasi faktur adalah kuncinya di sini. Alih-alih mengirim PDF ke seluruh perusahaan untuk validasi, titik kontak pengguna layanan seperti yang kita lihat di atas dapat dengan mudah memasukkan data ke dalam alat atau platform saat mereka menerimanya.
